文章通過總結物資需求秩序管理的主要內容,分析影響需求秩序管理的關鍵因素,提出并建立了需求秩序管理系統,總結了系統應用成效,對建設油氣開發高效供應鏈有一定借鑒意義。
一
物資需求秩序管理概述
物資需求秩序管理是物資需求管理工作的重要組成部分,是確保實現需求管理目標建立的保障機制。具體來說,就是用戶單位與物資供應企業根據項目建設周期、投資規模、物資耗用規律等因素,通過全面掌握需求信息、編制物資保供方案、簽訂服務協議等措施,確保未來一段時間內的項目物資需求管控活動合規、有序、高效、經濟運行,維護供需雙方權益,促進項目物資保障工作質效提升。
需求秩序管理主要包含三個方面:一是準確、合理、及時確定需求,使物資供應能提前準備,并選擇有利時機、合理的價格實施采購。二是依據需求確定物資供應計劃,有效提高物資管理的前瞻性,為企業提前統籌資源、戰略布局創造有利條件。三是跟蹤物資供應計劃的實施,供需雙方簽訂服務協議,促進規范有序高效經濟保供。
二
物資需求秩序管理系統的設計分析
(一)影響需求秩序管理的關鍵因素
分析影響物資需求秩序管理有效性的因素,詳見表1。
(二)需求秩序管理系統設計對策
1.完善項目基礎信息管理,提升需求管理工作質效
收集分析油氣工程項目分布、生產計劃、工藝流程、物資供應概況等基本信息,研究同類項目物資保供工作內容及特點、主要物資耗用數量及結構關系,為物資需求預測起到驗證和修正作用,使預測結果更逼近實際需求,進而保證物資需求計劃的準確性,提高物資供應工作效率。
2.按照物資類別維度,研究大宗物資用料規律
針對井工程物資需求管理現狀,分井別、區塊研究大宗物資用料規律,并將氣井類型、使用區塊、井深設計等條件作為影響因素,聯動用戶共同做好物資滾動需求預測與差異糾偏,確保后端以最優時間、價格、數量鎖定資源,并將其作為確定下一周期物資采購金額和采購數量的參考依據。
3.構建項目生命周期管理模式,從源頭優化需求管理
地面工程建設項目物資需求與施工進度高度契合,實行以項目為單位的“啟動—執行—收尾三階段”需求管理。啟動階段需明確需求物資種類、數量、技術要求等明細,制定項目保供策劃。執行階段加強供需信息管理,及時發現在質量、進度、成本等方面的供需差異并及時處理,確保物資供應準確及時。收尾階段做好聯調計劃、余料回收、項目結算、資料歸檔等具體工作,確保項目物資保供工作閉環。
三
物資需求秩序管理系統的構建
(一)需求秩序管理運行思路
以項目集群管理為核心,在井工程、地面建設工程兩大業務板塊實行專業化運作,統籌供應鏈各類資源,突出資源整合和要素保障,實現對生產建設需求和供應要求的快速響應。
物資需求管理部門連接供需兩端,對物資需求、供應進行管控,收集、解析用戶關于物資、管理、技術及操作等需求,編制需求臺賬與項目總體策劃。將需求處理結果傳遞至物資采供團隊,組建采購、倉配、質檢、結算、售后“一站式”專業化服務團隊,編制供應臺賬與項目一體化保供方案。在供需過程中,實行動態監管,主動分析并發現供需兩端在規范、質量、進度、成本、管理等方面的差異,形成差異臺賬。及時聯動供應團隊同用戶及建設單位進行溝通并處理差異,解決供需矛盾并形成差異處理臺賬,達到供需平衡。
(二)需求秩序管理系統構建
根據油氣項目生產經營性質將物資供應業務分為井工程項目(含常規井、頁巖氣井)及地面建設工程項目(含集輸站場、凈化廠、管道工程、儲氣庫)。針對需求主體的生產經營特點,分階段收集加工需求信息,依托項目方案、檢維修方案及同類項目歷史物料消耗規律等對需求數據對比分析,形成鉆井物資需求預測及地面建設項目一體化服務方案,為供應鏈有效整合資源提供依據支撐(圖1)。
井工程物資保供特點是用料周期性連續性強、周而復始滾動、物資品種少而供應量大,按照“年度預測、半年調整、季度儲備、月度執行”進行四級需求管理,并根據“周計劃+日調配”的用料計劃管理模式進行保供。物資年度預測計劃及半年調整計劃作為實施集中采購形成目錄及簽訂年度框架協議的依據;物資季度儲備計劃按“當月+后三月”模式進行滾動收集,各專業按需做好相關資源儲備;物資月度執行計劃作為訂單下達、生產交付及結算的依據。在做好四級需求管理的同時,以旬、周為時限推行油套管、陶粒、石英砂等大宗物資用料需求管理,并按日為單位高效推進物資精準調配,動態管控物資流量、流速、流向,在保障建設所需的同時降低庫存積壓風險(圖2)。
地面建設工程項目工期固定,物資品種多,用料需求呈現階段性規律性的特點,其管理核心是按照“啟動—執行—收尾三階段”開展“項目生命周期管理”。啟動階段:在建設項目可研階段,通過項目開發方案分析建設項目特點、難點、重點,形成項目策劃方案,啟動項目管理前期準備工作;在項目初設階段,提前介入初設審查,通過“對標、兩看、組料”,優化物資清單;初設批復后,結合物料清單及項目需求,聯合內部各專業形成標準化項目采購策劃及專業服務方案,簽訂供需服務協議,精準指導供應工作開展。執行階段:精準執行項目一體化保供方案,以策劃管控需求、指導供應和現場服務,運用“四賬”管理工具,及時發現并處理差異,確保供應在“規范、質量、效率、成本”上響應需求。收尾階段:圍繞建設項目竣工、投產、轉產工作,協同做好現場安裝、調試、售后服務、結算、資料歸檔、工程余料處置等保障工作,聯合各專業開展項目管理總結,推進項目閉環管理(見圖3)。
四
物資需求秩序管理系統的應用成效
(一)整合優化資源配置,提升統一調控能力
通過需求秩序的建立,2021年公司重點建設項目物資需求計劃準確率達到85%,需求差異控制率控制在15%以內。
(二)縮減橫向管理跨度,提升保供執行能力
物資需求管理部門行使重點工程項目物資供應管理職能,地區公司發揮貼近現場的優勢,縮減橫向管理跨度,及時傳遞用戶單位、施工單位需求信息并督促執行,保證需方要求得到更好的落實,提高物資供應執行能力和管理效能。定期組織開展項目供應工作聯席會,通報并發布近期物資供應工作情況,發現并解決工程生產建設實際當中出現的問題與矛盾,提升物資供應管理和服務水平。根據公司2021年用戶滿意度調查評價結果,26家用戶單位的服務質量年終評價綜合得分97.43分,其中服務態度得分、服務質量得分較上一個周期調查結果均有明顯提升。
(三)貼近生產建設現場,提升物資供應效率
按照“物資需求管理部門總牽頭+地區公司現場負責”的協同運作模式,地區公司項目現場工作組貼近生產一線,提升了物資供應服務能力,增強了需求(施工進度和物資到貨時間)、物資制造和采購(周期)、物資質量檢驗(周期)及配送運輸(時長)等環節的緊密銜接,對物資需求、施工需求及變化響應迅速,人力資源充沛,專業化保供更加精準,提高了供應效率,同時避免了從物資需求提出到物資供應過程中的時間、資金、人力資源的浪費。如通過運用地面建設項目“三階段”工作法,提前編制項目總體保供方案與配套專業服務方案,簽訂項目服務協議,使得需求秩序建立前后的項目管理人工投入比為3:1。
(四)節約供應綜合成本,提升經濟供應能力
物資需求管理系統的建立可以有效地整合項目各類需求、儲備及人力等資源,發揮規?;?、專業化的聯合優勢,提升對資源供應市場的影響力和掌控力,減少采購資金、儲備管理費、資金占用費、重復稅費等綜合成本支出,保證經濟供應能力。物資采購規?;坏共少弮r格下降,也使國產化的組織及制造成本得以大幅降低。
(五)項目管理團隊聯動協作,提升專業協作能力
隨著需求管理秩序的建立,各類需求信息的收集、加工、管理工作會立足于工程建設現場,建立起同設計、計劃、施工、技術等跨專業的協同聯動機制,能夠迅速鍛煉一支規范專業一流的工作團隊,發揮不同專業的技術優勢,形成一致認可的解決方案,提升專業協作能力。
作者:周 越
作者單位:中國石油天然氣股份有限公司西南油氣田物資分公司
來源:《招標采購管理》2022年第10期